RICHT-SCHNUR RATGEBER
Kunden und Artikel aus Excel.
Schritt für Schritt übernehmen.
Bereiten Sie Ihre Stammdaten als CSV vor und prüfen Sie den Import, bevor Daten gespeichert werden. Dieser Leitfaden zeigt den tatsächlichen Ablauf in richt-schnur.
MIT STAMMDATEN BEGINNEN
Zwei Listen.
Ein kontrollierter Einstieg.
Der CSV-Import von richt-schnur übernimmt Kunden und Katalogartikel. Sie finden ihn unter Kunden → CSV importieren und Katalog & Preise → CSV importieren. Beide Bereiche gehören zum Paket Büro.
Speichern Sie Kunden und Artikel in getrennten Dateien. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften, jede weitere Zeile einen Datensatz. Vergeben Sie eindeutige Überschriften und entfernen Sie Zwischenüberschriften, Summenzeilen und leere Arbeitsblätter vor dem Export.
Aus Excel exportieren
Speichern Sie das jeweilige Tabellenblatt als CSV-Datei, möglichst in UTF-8. Eine XLSX-Datei wird von diesem Import nicht direkt gelesen. Prüfen Sie nach dem Export Umlaute, Zeilenumbrüche und die erste Datenzeile.
Nummern als Text führen
Kunden- und Artikelnummern sowie Postleitzahlen sollten ihre führenden Nullen behalten. Stellen Sie diese Spalten vor der Bearbeitung als Text ein und kontrollieren Sie das Ergebnis in der exportierten Datei.
Klein anfangen
Je Datei unterstützt der Import bis zu 5 MB und 5.000 Datenzeilen. Für den ersten Probelauf genügen wenige repräsentative Zeilen. Bewahren Sie die ursprüngliche Datei unverändert auf.
PASSENDE ÜBERSCHRIFTEN
So erkennt die Software
Ihre Felder.
Die Zuordnung erfolgt automatisch über erkannte deutsche oder englische Spaltenüberschriften. Der Probelauf zeigt erkannte und unbekannte Spalten. Passen Sie unbekannte Überschriften in der Ausgangsdatei an und laden Sie die CSV erneut; eine freie Feldzuordnung im Dialog ist dafür nicht nötig.
| Liste | Spalten | Vor dem Import prüfen |
|---|---|---|
| Kunden | Name, Kundennummer, Kundenart, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Ansprechpartner | Eine Spalte Name oder Firma muss vorhanden sein. Namen und Kontaktangaben auf Schreibfehler und doppelte Datensätze prüfen. |
| Artikel | Bezeichnung, Artikelnummer, Kategorie, Gruppe, Einheit, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Steuersatz | Eine Spalte Bezeichnung oder Name muss vorhanden sein. Preise, Einheit und Steuersatz prüfen; Einkaufs- und Verkaufspreise sind Nettobeträge. |
Bei Kunden werden auch Anrede, Vorname, Nachname, Notizen und eine separate Rechnungs-E-Mail erkannt. Bei Artikeln können Sie Beschreibung beziehungsweise Angebotstext, Marge und Minuten ergänzen. „Gruppe“ ist die Warengruppe; „Kategorie“ beschreibt Material, Arbeitsleistung, Fremdleistung oder Sonstiges.
Verkaufspreise bewusst vorbereiten. Fehlt ein Verkaufspreis, kann er aus Einkaufspreis und Marge beziehungsweise der Standardmarge des Betriebs berechnet werden. Für den Einstieg ist ein ausdrücklich angegebener Verkaufspreis leichter zu kontrollieren. Im Probelauf prüfen Sie die tatsächlich vorgeschlagenen Werte.
Zwei kleine Beispieldateien
Ausschließlich erfundene Daten, UTF-8 und Semikolon als Trennzeichen. Verwenden Sie die Dateien als Vorlage für Ihre eigenen Spalten. Beispielpreise sind keine Preisempfehlung.
VOR DEM SPEICHERN PRÜFEN
Erst den Probelauf lesen.
Dann importieren.
Das Hochladen startet einen Probelauf. Dieser zeigt neue, übersprungene und fehlerhafte Zeilen. Erst der ausdrückliche Schritt „Importieren“ schreibt die Daten; offene Fehler müssen vorher korrigiert werden.
Datei auswählen
Im passenden Bereich „CSV importieren“ öffnen und die Kunden- oder Artikeldatei hochladen. Trennzeichen und Zeichensatz werden erkannt.
Erkannte Spalten prüfen
Kontrollieren, welche Felder zugeordnet wurden und welche unbekannt sind. Fehlende oder unpassende Überschriften in der CSV korrigieren.
Ergebnisse durchgehen
Neue Datensätze, Dubletten und Fehler mit Zeilennummer prüfen. Besonders Nummern, Nettopreise und Steuersätze anhand der Ausgangsdatei vergleichen.
Importieren und nachsehen
Den fehlerfreien Import bestätigen. Danach einige Kunden und Artikel öffnen und Name, Adresse, Nummern, Einheiten und Preise kontrollieren.
Bereiten Sie vor einer Übernahme in einen bestehenden Datenbestand eine aktuelle Sicherung vor. Ein erfolgreicher Probelauf dient zur Kontrolle der Datei; er ersetzt die Prüfung der gespeicherten Datensätze nach dem Import nicht.
BESTEHENDE DATEN BERÜCKSICHTIGEN
Dubletten erkennen.
Nummern nachvollziehen.
Kunden
Der Import erkennt vorhandene Kunden anhand der E-Mail-Adresse oder der Kombination aus Name und Postleitzahl. Entsprechende Zeilen werden im Probelauf als übersprungen ausgewiesen. Die Erkennung ersetzt keine Prüfung unterschiedlich geschriebener Namen.
Kundennummern
Eine bisherige Kundennummer wird übernommen, wenn sie noch frei ist. Bei bereits vergebenen oder doppelten Nummern erhält der Kunde eine neue freie Nummer; die alte Nummer bleibt in den Notizen nachvollziehbar.
Artikel und Preisänderungen
Vorhandene Artikelnummern werden zunächst übersprungen. Wenn Sie „Vorhandene Artikel aktualisieren“ wählen, zeigt ein neuer Probelauf die vorgesehenen Preisänderungen. Bezeichnung, Gruppe und Angebotstext vorhandener Artikel bleiben erhalten.
DEN UMSTIEG ABSCHLIESSEN
Vom übernommenen Kunden
zum ersten Angebot.
Nach der Übernahme richten Sie Firmendaten, Logo und Nummernkreise ein beziehungsweise prüfen die vorhandenen Einstellungen. Erstellen Sie zunächst einen Angebotsentwurf mit einem übernommenen Kunden und einigen Katalogpositionen. Kontrollieren Sie Anschrift, Leistungen, Steuer und PDF-Vorschau, bevor Sie den Beleg versenden.
Dieser CSV-Weg übernimmt Kunden und Artikel. Eine vollständige Übernahme alter Rechnungen, Zahlungen, Projekte oder Dokumentenarchive ist damit nicht zugesagt. Klären Sie solche Bestände gesondert, bevor Sie den Wechseltermin festlegen.
Sie möchten die Übernahme beauftragen? Die Datenübernahme aus CSV-Dateien wird mit 290 € netto einmalig angeboten. Den konkreten Umfang klären wir anhand der verfügbaren Daten. Senden Sie zur ersten Abstimmung nur die Spaltenüberschriften oder erfundene Beispielzeilen.